I. GIỚI THIỆU CHUNG

- Hệ thống Quản lý Tài liệu lưu trữ là hệ thống được sử dụng để quản lý hồ sơ tài liệu đang lưu trữ dạng vật lý đã được số hóa tài liệu, hồ sơ tài liệu dạng số tại các cơ quan đơn vị đang tuân thủ theo Luật Lưu trữ và các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ hồ sơ.

- Hệ thống Quản lý Tài liệu lưu trữ nhằm đáp ứng việc tra cứu, tìm kiếm, khai thác hồ sơ tài liệu đang lưu trữ. 

- Xây dựng hệ thống các kho Hồ sơ điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng mất mát, thất lạc hồ sơ.

- Quản lý toàn bộ hồ sơ của phòng ban, của tổ chức.

Giao diện trang chủ

II. CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

1. Tra cứu hồ sơ tài liệu:
- Người sử dụng có thể tra cứu hồ sơ tài liệu: Theo ngày ban hành, Theo ngày tạo, Theo nơi lưu trữ, Theo thời hạn lưu trữ, Theo đơn vị quản lý, Theo tiêu đề, Theo năm của hồ sơ,…

2. Tìm kiếm nâng cao:

- Tìm kiếm hồ sơ theo nhiều tiêu chí, theo điều kiện lựa chọn.

3. Quản lý hồ sơ:

a. Tạo mới/sửa/xóa hồ sơ thu thập

- Biểu mẫu nhập các trường thông tin hồ sơ tài liệu theo quy định của Bộ Nội vụ

- Đính kèm các văn bản tài liệu của hồ sơ, tạo mục lục

- Thêm những người có quyền xem hồ sơ.

b. Xem lịch sử thay đổi của hồ sơ
- Khi người sử dụng thêm file đính kèm, xóa file hoặc chia sẻ hồ sơ cho người khác xem, hệ thống sẽ lưu lại lịch sử thay đổi của hồ sơ.

Giao diện nhập mới hồ sơ tài liệu

4. Import hồ sơ số hóa :

Hồ sơ tài liệu sau khi được chỉnh lý và số hóa sẽ được đưa vào hệ thống phần mềm kho lưu trữ dễ dàng đơn giản bằng công cụ được cấu hình sẵn hoặc tùy biến theo cấu trúc dữ liệu của số hóa tài liệu.

5. Khai thác hồ sơ lưu trữ:

Người dùng, độc giả có thể đăng ký khai thác hồ sơ, văn bản đang lưu trữ bằng việc đăng ký tài khoản, phiếu yêu cầu khai thác. Phiếu khai thác được chuyển đến người có quyền phê duyệt, thủ kho sẽ thực hiện phân quyền hồ sơ, văn bản cho phiếu. Người dùng thực hiện khai thác trực tiếp hoặc gián tiếp. Cán bộ lưu trữ quản lý bằng chức năng quản lý mượn trả.

III. CÔNG NGHỆ

Quản trị dữ liệu: Microsoft SQL Server

Web service, .NET, PHP, JavaScript,....

IV. ĐƠN VỊ ĐÃ TRIỂN KHAI